Meer lezen

Middeleninzet bedrijfsvoering

Personeelskosten € 246.000 V

Het saldo op de personeelskosten wordt veroorzaakt door de volgende factoren:

Flexibele schil versus vast personeel

Na een periode van bezuinigingen, gedeeltelijke vacaturestop en niet meer personeel in vaste dienst nemen, is er op enkele plekken in de organisatie een disbalans ontstaan tussen de omvang van de flexibele schil en het aantal vaste personeelsleden. Ondanks dat er in de bezetting ruim binnen de toegestane formatie wordt gebleven zorgt het aanzienlijk grotere deel extern personeel voor fors hogere loonkosten.

Inmiddels zijn er maatregelen getroffen om de disbalans terug te brengen, door een deel van het tijdelijk personeel in dienst te nemen en waar nodig nieuw personeel te werven.

Ziektevervanging

Binnen de bedrijfsvoering is geen ziektevervangingsbudget meer beschikbaar. Indien ziektevervanging noodzakelijk is konden deze extra kosten voorheen worden opgevangen binnen het totaal beschikbare personeelsbudget (in 2016 bedroeg het gemiddelde ziekteverzuimpercentage 5,9 met daarbinnen veel langdurig verzuim). In 2016 was, ten gevolge van eerdere bezuinigingen, geen ruimte meer aanwezig om de ziektevervangingskosten op te kunnen vangen, waardoor ziektevervanging zorgde voor extra personeelskosten.

Voormalig personeel

Van het budget voor voormalig personeel behoefde een groot deel niet ingezet te worden in 2016. Vanaf 2017 maakt deze onderbesteding deel uit van de invulling van de bezuinigingsopgave van de bedrijfsvoering.

Archivering bouw- en milieuarchief

Ons bouw- en milieuarchief dient wettelijk gezien na 20 jaar overgebracht te worden naar het Drents Archief, zodat deze archieven daarmee op papier openbaar en toegankelijk worden. Voor de kosten van deze overbrenging is een eenmalig budget beschikbaar gesteld van € 200.000. Eind 2016 is gestart met het overbrengen van de betreffende archieven. Een bedrag van € 140.000 is in 2016 nog niet tot besteding gekomen en maakt daarom onderdeel uit van het voorstel tot budgetoverheveling.

Beheerskosten € 531.000 V

Belangrijkste oorzaak voor deze positieve afwijking betreft het resterende budget voor de invoering van Zaakgericht Werken (€ 391.000). Via de Voorjaarsnota is een incidenteel budget van € 500.000 beschikbaar gesteld voor de implementatie van Zaakgericht Werken. Het voorbereiden van de invoering is gestart in 2016, waarna de invoering in 2017 zal worden gerealiseerd.

Ook is van het totaal beschikbare opleidingsbudget een bedrag van € 152.000 niet besteed in 2016. Aangezien een deel van de opleidingsplannen doorloopt in 2017 is voorgesteld het restantbudget over te hevelen naar 2017.

Verder moesten onderwerpen als besparingen op abonnementen en contracten en het versoberen van diverse vergoedingen een bijdrage leveren aan de bezuinigingsopgave. Zoals in de Najaarsnota als was aangegeven is hierop in 2016 al deels geanticipeerd. Op de betreffende budgetten is ruim € 100.000 minder uitgegeven.

Overige budgetten waarop in 2016 minder is uitgegeven betreffen het OR-budget, het budget voor kantoorinventaris en -artikelen en de beheerskosten vastgoed (totaal € 204.000).

Op de kosten van het materieel is een nadeel ontstaan van € 224.000 als gevolg van hogere onderhoudskosten van oudere voertuigen die nog moesten worden vervangen. Hier staat vrijval van kapitaallasten tegenover. Eind 2016/begin 2017 zijn deze voertuigen vervangen.

Op de ICT-kosten is sprake van een nadeel van € 45.000 als gevolg van de aanschaf van extra software en vervolgmetingen in het kader van de informatieveiligheid. Een naheffing van de Belastingdienst op de uitvoering van de werkkostenregeling gaf een extra last van
€ 54.000 in 2016.

Kapitaallasten € 741.000 V

De vrijval van kapitaallasten (afschrijving en rente)

wordt veroorzaakt doordat investeringen in vervoermiddelen, kantoorinventaris en ICT nog lopen, uitgesteld of later dan gepland zijn opgeleverd. Ook zullen een aantal vervangingsinvesteringen worden geschrapt om zodoende bij te dragen aan de bezuinigingen.

Overigens betreft het grootste deel van de vrijval wel een incidenteel voordeel. En tegenover het voordeel op het vertragen van investeringen staan de eerder genoemde nadelen onder de beheerskosten (materieel en ICT).

Mutaties voorzieningen € 104.000 N

Voorziening IKB € 560.000 V

Als gevolg van de invoering van het Individuele Keuzebudget (IKB) per 1 januari 2017 moest in 2016 een voorziening voor opgebouwde vakantiegeldrechten getroffen worden. Bij de Voorjaarsnota was de benodigde voorziening ingeschat op € 1,7 miljoen. Achteraf bleek een voorziening van ruim € 1,1 miljoen voldoende. De voorziening is gevoed vanuit de algemene reserve. De onttrekking uit de algemene reserve kon dus met hetzelfde bedrag naar beneden worden bijgesteld (zie programma algemeen financieel beleid).

Frictievoorziening € 339.000 N

Zoals wij in een brief aan de raad hebben laten weten is er in het kader van de overdracht van het welzijnswerk aan Vaart Welzijn sprake van frictiekosten. Deze kosten (btw-nadeel en frictiekosten die gemoeid zijn bij de overgang van gemeentelijk welzijnspersoneel) zijn geraamd op totaal € 1,2 miljoen, verspreid over een periode van 6 jaar. De dekking van deze kosten bestaat uit een dotatie uit de algemene reserve van € 0,7 miljoen en, voor de jaren 2016 tot en met 2021, aanwezige financiële ruimte binnen het programma Meedoen (product nieuwe welzijnsorganisatie) ad € 0,5 miljoen. Aangezien we de volledige toekomstige financiële verplichtingen in één keer moeten voorzien, was het noodzakelijk om de voorziening ultimo 2016 met bijna € 0,3 miljoen te versterken, wat tot een extra last heeft geleid in de jaarrekening 2016. De komende jaren zal deze last weer gecompenseerd worden vanuit de aangegeven financiële ruimte binnen het programma Meedoen.

Voorziening werktijdenregeling € 325.000 N

Binnen de huidige cao is afgesproken dat medewerkers ingedeeld kunnen worden volgens twee regelingen:
De standaard regeling en de bijzondere regeling. Voor medewerkers die volgens een éénzijdig vastgesteld rooster worden ingezet geldt de bijzondere regeling. Het is gebleken dat voor een deel van de organisatie al jaren de standaard regeling is toegepast, waardoor de medewerkers de uren die buiten het rooster zijn gemaakt niet financieel gecompenseerd hebben gekregen. Op basis van de verjaringstermijn zoals die staat beschreven in het burgerlijk wetboek dient de overwerkvergoeding alsnog te worden betaald, met terugwerkende kracht van 5 jaar. Voor de periode 2012 tot en met 2016 bedraagt deze nabetaling totaal € 325.000.

Inkomsten € 81.000 V

Er is sprake geweest van extra inkomsten in verband met doorberekende kosten voor dienstverlening aan de gemeenten Aa en Hunze en Tynaarlo (€ 91.000). Aan het Werkplein Drentsche Aa (WPDA) kon € 10.000 minder worden doorberekend dan vooraf begroot.

Personeelskosten decentralisaties

Vanuit de rijksmiddelen die we ontvangen voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet en de Participatiewet betalen wij ook de kosten van deze (nieuwe) taken in de eigen bedrijfsvoering. De voor de bedrijfsvoering beschikbare ruimte is voor dit doel afgezonderd en toegevoegd aan het programmabudget Bedrijfsvoering. Daarbij is vanaf 2015 voor de Wmo uitgegaan van de landelijke richtlijn van 3% en voor de uitvoering van de Jeugdwet is de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)-richtlijn van 4,3% aangehouden. Voor 2016 bedraagt dit budget totaal € 2,1 miljoen. De realisatie lag € 223.000 hoger (bij de Najaarsnota ingeschat op
€ 300.000). Dit is met name veroorzaakt door noodzakelijke extra inzet in de backoffice, voor onder andere indicatiestelling, administratie en facturatie en afhandeling toename telefoonverkeer. Conform de afspraken is dit bedrag verrekend met het Gemeentelijk Sociaal Deelfonds.

Dekking projecten en grondexploitatie
€ 1.404.000 N

Zoals al vermeld in de Najaarsnota zorgt een terugloop in projecten (inclusief grondexploitatie) voor minder projectmatige dekking voor de (vaste) bedrijfsvoeringskosten. Naast een dalende projectenportefeuille bevindt zich een aantal projecten nog in een voorbereidingsfase. Doordat een directe dekking uit projecten en/of het grondbedrijf (nog) ontbreekt, zijn deze lasten verschoven naar de exploitatie.Door minder inzet op projecten staan hier ook lagere personeelskosten tegenover.

Effect op programma Bedrijfsvoering

Alle hiervoor genoemde ontwikkelingen leiden per saldo op het programma Bedrijfsvoering tot een voordeel van € 268.000.

Ontwikkeling personeelsformatie

Bezuinigingen bedrijfsvoering

Relatie programma’s en bedrijfsvoering

De bezuinigingen op de programma’s hebben een relatie met de bedrijfsvoering en met de wijze van uitvoering van het takenpakket van de gemeente. In die zin zijn bezuinigingen op de programma’s en de bedrijfsvoering onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Realisatie bezuinigingen bedrijfsvoering

De sinds 2011 tot en met 2016 vastgestelde bedrijfsvoeringsbezuinigingen zijn in de afgelopen jaren volledig structureel ingevuld en daarmee gerealiseerd.

In 2016 zijn bezuinigingen gerealiseerd door onder andere het efficiënter organiseren van ondersteunende taken (management en personeelszaken), het versoberen van diverse vergoedingen, minder print- en drukwerk, het schrappen van geplande vervangingsinvesteringen en een besparing op abonnementen en advertentiekosten. Met deze bezuinigingen is ook al deels geanticipeerd op de nog te realiseren bezuinigingsopgave in de bedrijfsvoering vanaf 2017.

Aan de veranderende rol van de gemeente en daarmee tevens de gemeentelijke organisatie is een nog te realiseren bezuinigingsopgave gekoppeld van totaal € 1,8 miljoen vanaf 2019 (Minderen met Maat).