6. Bedrijfsvoering
- Samenvatting
- Wat willen we bereiken
- Wat hebben we gedaan en wat is het resultaat
- Wat heeft het gekost
Samenvatting
Op het gebied van overheidsparticipatie zijn er in 2016 stappen gezet. Op verschillende manieren betrokken we inwoners en belanghebbenden bij plannen en ontwikkelingen en wij sloten zo goed mogelijk aan bij initiatieven uit de samenleving. Met de training Werken met Netwerken ondersteunden we medewerkers en maatschappelijk organisaties om verder invulling te geven aan overheidsparticipatie.
Integriteit en informatiebeveiliging hebben veel aandacht gekregen. De introductie van zaakgericht werken is voorbereid. Verder zijn we gestart met het verbeterplan financieel beheer. Hiermee speelden we in op de opmerkingen die de accountant heeft gemaakt over de jaarrekening 2015 en de wens om beter te kunnen sturen op financiële processen. In een snel veranderende samenleving is het belangrijk dat de kennis en vaardigheden van onze medewerkers mee ontwikkelen. Daarom hebben we extra ruimte gecreëerd voor medewerkers om opleidingen te volgen. Medewerkers hebben aangegeven een behoorlijke psychosociale belasting te ervaren. Hiervoor hebben we een plan van aanpak opgesteld.
Voor verschillende onderdelen van de organisatie hebben we veranderingen doorgevoerd in de verhouding tussen vast en flexibel personeel. Met het oog op continuïteit hebben we ervoor gekozen meer medewerkers in vaste dienst aan te nemen.
Wat willen we bereiken
Samenwerking
Niet 'zorgen voor' maar 'zorgen dat'. Dat is wat ons betreft de nieuwe rol van de gemeente. Het gaat om ruimte geven, meedoen en waar nodig ondersteunen. Deze collegeperiode gaan we vorm geven aan dit nieuwe samenspel tussen gemeente en Asser samenleving.
Dit vraagt om een andere houding van inwoners en het lokale bestuur. Er is ruimte om te experimenteren en te leren. We gaan op zoek naar nieuwe financiële arrangementen met publiek en privaat geld. We geven ruimte aan de dynamiek van de Asser samenleving en sluiten hierop aan door heldere kaders te stellen en waar nodig knopen door te hakken. We zetten in op de maatschappelijke opgaven die kunnen rekenen op een stevig draagvlak in de Asser samenleving.
We werken op meerdere gebieden samen met onze buurgemeenten om kennis te delen, kwetsbaarheid te verminderen, kosten te besparen en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
Ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit professionals die met veel inzet en loyaliteit uitvoering geven aan onze beleidsvoornemens. Wij hebben er dan ook vertrouwen in, dat zij in staat zijn onze stijl van besturen te faciliteren en te ondersteunen. Dit vraagt om het anders organiseren van het ambtelijke werk en een andere opstelling van de ambtelijke organisatie ten opzichte van de buitenwereld. De organisatie zal steeds meer onderdeel worden van een netwerk of keten van partners om de gemeentelijke taken uit te kunnen voeren. Hierbij staan de klant, de klantvraag en het toevoegen van waarde voor de klant centraal.
De toenemende digitalisering, de extra gemeentelijke taken (decentralisaties), de strakker wordende wet- en regelgeving met bijpassend sanctiebeleid maken het noodzakelijk om de informatieveiligheid verder te verbeteren en te borgen (zie ook Rekenkamercommissie (RKC)-rapport informatiebeveiliging). Informatiebeveiliging is een kwestie van balans blijven zoeken, telkens risico’s afwegen en daarbij bewust keuzes maken. Wetende dat 100% veiligheid niet haalbaar is.
We willen ervoor zorgen dat onze ‘boekhouding’ zo ingericht wordt dat deze goed aansluit op de wettelijke richtlijnen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). We willen hiermee tevens de sturing verbeteren.
We gaan zaakgericht werken in 2017 breed implementeren. Dit zorgt voor een transparante werkwijze waar zowel de organisatie in brede zin van profiteert als de klant voordeel uit kan halen.
Bezuinigingen
De oorspronkelijke bezuiniging op de bedrijfsvoering ad € 3 miljoen is bijgesteld. Tussentijdse beoordeling heeft op onderdelen geresulteerd in het schrappen van bezuinigingen. Nu geldt een bezuiniging die oploopt tot 2,6 miljoen in 2018.
Wat hebben we gedaan en wat is het resultaat
Samenwerking
In het kader van overheidsparticipatie is er in 2016 gestart met de training ’Werken met Netwerken’. In gemengde groepen werd aan nieuwe vormen van samenwerken en veranderende rollen gewerkt. Ook werd aan de hand van casussen invulling gegeven aan de veranderende rol van de lokale overheid.
De pilots Overheidsparticipatie zijn eind 2016 geëvalueerd en gaven input voor vervolgstappen. Met name de pilot ’Ruimte geven in maatschappelijk vastgoed’ is een goed voorbeeld van veranderende verhoudingen en tot welk resultaat dat kan leiden. In het voormalig provinciaal bibliotheekpand aan de Brunelstraat zijn inmiddels 22 maatschappelijke ondernemingen gehuisvest die door hun samenwerking meer betekenen voor de stad en haar inwoners dan separaat.
Andere voorbeelden van overheidsparticipatie en intensieve samenwerking met anderen zijn het traject voor de verdere ontwikkeling van de binnenstad, ‘mijn buurt Assen’, de toeristische recreatieve zone (TRZ) en het duurzaamheidscentrum.
Met onze buurgemeenten is in Samenwerking Drentsche Aa (SDA)-verband op meerdere gebieden samengewerkt, zie ook het programma Samen werken aan Assen >>.
De ambtelijke organisatie heeft zich doorontwikkeld. Pilots overheidsparticipatie maakten duidelijk wat het werken in netwerken betekent. Bij het organiseren van het werk stond de opgave centraal. Er is op diverse manieren aandacht besteed aan de flexibilisering van de organisatie. Enerzijds door een start te maken om medewerkers breder inzetbaar te maken. Anderzijds is gekeken naar de omvang van de flexibele schil in de organisatie. De verhouding tussen vast en flexibel personeel bleek niet overal in de organisatie in balans. De oorzaak hiervan is dat er de afgelopen jaren geen nieuwe medewerkers meer vast in dienst gekomen zijn, in verband met de bezuinigingsopgaven. Er is een start gemaakt om hier per team, met meer nuance naar te kijken. Op sommige plekken (denk hierbij aan seizoenswerk en projectwerk) is een flexibele schil met medewerkers nodig. Indien het werk echter structureel van aard is, de continuïteit van de dienstverlening belangrijk is en er daarnaast nog de nodige flexibiliteit binnen het team bestaat, worden medewerkers weer vast aangenomen.
Integriteit en Informatiebeveiliging
Integriteit is, evenals Informatiebeveiliging, een onderwerp dat levend gehouden moet worden en structureel onder de aandacht moet blijven van medewerkers én management. Daarom is er eens per maand op intranet en de dOOrkijk (informatiebijeenkomst voor alle medewerkers) aandacht besteed aan een onderwerp dat raakvlakken heeft met het begrip integriteit en/of informatiebeveiliging.
Medewerkers werden opgeroepen niet gemelde nevenfuncties alsnog te melden. In totaal hebben 84 medewerkers nevenfuncties gemeld.
In iedere organisatie doen zich integriteitsrisico’s voor, die kunnen leiden tot integriteitsinbreuken. Wanneer een functie één of meerdere van dein de onderstaande afbeelding genoemde factoren bezit, kan deze functie gezien worden als kwetsbaar. We hebben geïnventariseerd welke functies als ‘kwetsbaar’ worden beschouwd.
Er is een onderzoeksprotocol ontwikkeld, dat toeziet op een eenduidige en zorgvuldige werkwijze bij inkomende interne meldingen van een integriteitsschending en het doen van onderzoek daarnaar.
In 2016 hebben geen (meldingen van) integriteit-schendingen plaatsgevonden. Er zijn wel vier disciplinaire maatregelen opgelegd. (Een disciplinaire maatregel kan ook om andere redenen dan een integriteitsschending worden opgelegd.)
Mede naar aanleiding van het Rekenkamercommissie (RKC)-rapport Informatiebeveiliging heeft een groot deel van de medewerkers (middels e-learning) de training informatieveiligheid gevolgd. Ook is, in Samenwerking Drentsche Aa (SDA)-verband, een functionaris gegevensbescherming aangesteld en is er een procedure meldplicht datalekken opgesteld.
De technische aanpassingen die voortvloeiden uit het Rekenkamercommissie(RKC)-rapport Informatiebeveiliging zijn grotendeels uitgevoerd. Er is extra software aangeschaft om de beveiliging van de werkplekken te verbeteren en er is extra personele capaciteit aangetrokken om de Informatiebeveiliging op orde te houden. In september is een vervolgmeting uitgevoerd. Hieruit bleek dat de informatiebeveiliging verbeterd was. Het is ook duidelijk dat dit onderwerp structureel aandacht blijft vragen.
Verbeterplan financieel beheer
We hebben een aanpak opgesteld om het financieel beheer door de gehele organisatie op duurzame wijze te verbeteren. Werkgroepen, met direct bij de processen betrokken medewerkers, analyseren wat er nodig is om het financieel beheer op orde te krijgen, en gaan daar in 2017 mee aan de slag. Verder is er externe expertise ingeschakeld om de benodigde interne controles uit te voeren en te verbeteren. We hebben meer expliciet controles uitgevoerd op het voldoen aan de richtlijnen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Tot slot zijn de nota reserves en voorzieningen en de nota activabeleid geactualiseerd.
Onderzoek Psychosociale arbeidsbelasting (PSA)
Begin 2016 zijn de uitkomsten van een onderzoek naar werkomstandigheden bekend geworden. Daaruit bleek dat in organisatie sprake is van een mate van werkdruk die aanleiding gaf om een verdiepingsonderzoek te starten. Er is een onderzoek uitgevoerd naar de psychosociale arbeidsbelasting.
Het doel van het onderzoek was de ervaren werkdruk, ongewenste omgangsvormen en spanningsklachten in kaart te brengen. Eind september zijn de resultaten van het onderzoek opgeleverd. De resultaten van het onderzoek lieten zien dat de werkbeleving en de psychosociale arbeidsbelasting punten van aandacht zijn bij de gemeente Assen.
Medewerkers ervaren onder andere werkdruk en emotionele belasting van het werk. De werkzaamheden worden steeds complexer en veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. De werkomgeving heeft geen positieve invloed op de concentratie van een deel van de medewerkers. Ook de samenwerking vraagt de nodige aandacht. Zo’n kwart van de medewerkers heeft wel eens te maken gehad met (verbale) agressie.
Om deze punten het hoofd te bieden is er een plan voor een vervolgaanpak opgesteld. Er wordt ingezet op het verbeteren van de werkomgeving (de ‘bricks, bytes and behaviour’), het samenwerken en het omgaan met agressie.
Opleidingsplannen
We hebben opleidingsplannen gemaakt en uitgevoerd, die uitgaan van de centrale (gemeentebrede) opleidingsbehoefte, de vakinhoudelijke (soms wettelijk verplichte) opleidingsbehoefte en de persoonlijke opleidingsbehoefte van de medewerkers.
Elke afdeling heeft een opleidingsplan gemaakt met een diversiteit aan opleidingsverzoeken. Naast het investeren in vakkennis en wettelijke bijscholing, lieten de plannen zien dat er steeds meer wordt ingezet op houding- en gedragsaspecten van medewerkers. De opleidingsverzoeken variëren van korte trainingen en cursussen tot volledige opleidingen. De medewerkers geven bij diverse verzoeken aan meer van collega’s te willen leren of via netwerken de benodigde kennis te vinden. De teams hebben ook geïnvesteerd in teamontwikkeling.
We hebben de lijn gehanteerd van het zoveel mogelijk toekennen van de opleidingsverzoeken en kunnen terugkijken op een realisatie van het grootste deel van alle opleidingsplannen. Dit was fors meer dan in 2015 en daar zijn we tevreden over.
Zaakgericht werken
We hebben voorbereidingen getroffen om in 2017 zaakgericht werken te implementeren. De projectorganisatie en de communicatie richting medewerkers zijn gestart. Het opleidingsplan zaakgericht werken voor medewerkers is in de steigers gezet en daarmee lag alles op schema om in april 2017 ‘live’ te gaan met zaakgericht werken.
Bezuinigingen
De geplande bezuiniging voor 2016 op de bedrijfsvoering ad € 0,4 miljoen is gerealiseerd. Deze is ingevuld door onder andere het efficiënter organiseren van ondersteunende taken (management en personeelszaken), minder print- en drukwerk, het schrappen van geplande vervangingsinvesteringen en een besparing op abonnementen en advertentiekosten.Van Werk naar Werk trajectenHet is wederom gelukt twaalf boventallige medewerkers naar ander werk te begeleiden of afspraken te maken over vertrek in verband met de start van een eigen bedrijf of vroegpensioen. Wij zijn er tot nu toe in geslaagd medewerkers ruim binnen de termijn van twee jaar uit Van Werk naar Werk te krijgen en ontslag te vermijden. Bovendien lukt het om gedurende de boventalligheid een groot aantal medewerkers extern te detacheren of intern werkzaamheden te laten verrichten met tijdelijke klussen. Een en ander vertaalde zich in een financieel gunstig perspectief. Volgens de laatste prognose is het frictiebudget toereikend om de financiële consequenties op te vangen. Eind 2016 waren er nog twaalf boventallige medewerkers.