5. Verbonden partijen

Verbonden partijen

Verbonden partijen

Algemeen

Volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) moeten gemeenten een paragraaf 'verbonden partijen' opstellen. Het doel van deze paragraaf is op een centrale plaats inzicht verschaffen in, en informatie verstrekken over, alle partijen waarmee de gemeente bestuurlijke en financiële banden onderhoudt.

Inzicht hierin is relevant omdat betrokken partijen direct of indirect belast (kunnen) zijn met uitvoering van beleid dat door de gemeente aan de betreffende partij is overgedragen en daarmee gemeentelijke middelen gemoeid kunnen zijn en financiële risico's worden gelopen.

Beleidsuitgangspunten

Definitie verbonden partijen

Een verbonden partij is een privaat- of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente zowel een bestuurlijk, als een financieel belang heeft. Organisaties waarmee een subsidierelatie is aangegaan, vallen volgens de toelichting in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) buiten deze indeling. Beide belangen houden het volgende in.

Bestuurlijk

Gemeentelijke zeggenschap door vertegenwoordiging in het bestuur dan wel door stemrecht.

Financieel

Gemeentelijke aansprakelijkheid ten aanzien van aan betrokken partij beschikbaar gestelde financiële middelen die niet verhaalbaar zijn bij faillissement, of ten aanzien van het bedrag waarvoor de gemeente aansprakelijk gesteld kan worden indien de partij haar verplichtingen niet nakomt.

Algemene beleidslijn

De gemeente Assen verbindt zich in principe alleen bestuurlijk en financieel jegens een derde als deze verbintenis een duidelijk aantoonbare meerwaarde oplevert ten opzichte van alternatieven zoals zelf doen.

Hiervoor wordt gekozen met het oog op het realiseren van een of meer specifieke beleidsdoelstellingen:

- Hetzij vanuit bestuurlijke overwegingen;
- dan wel vanuit een oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid;
- dan wel vanuit financieel-economische overwegingen.

Beleidsuitvoering aansturing

Met de notitie 'aansturing verbonden partijen' sturen we meer op activiteiten, doelen en risico’s van processen die onze gemeente bij andere organisaties heeft belegd en waarvoor de raad een financiële bijdrage beschikbaar stelt. Wij krijgen een betere informatievoorziening over verbonden partijen via de planning-en-control cyclus. Dat geeft een beter zicht op de risico’s van processen die deze partijen voor ons uitvoeren.

Vooraf bepalen we welke prestaties we van de verbonden partijen vragen, welke effecten we ermee beogen en wat de kosten hiervan zijn. Achteraf kunnen we bepalen in hoeverre de beoogde effecten bereikt zijn en wat dit gekost heeft. Het accent ligt op het vooraf sturen en het daarvoor aanscherpen van de beleidskaders. Het sturen en beheersen van prestaties, effecten, doelmatigheid en doeltreffendheid vergt aanpassingen in de relaties tussen gemeente en verbonden partijen, maar ook in de eigen werkprocessen.

Een organisatie is volgens de regeling voor verbonden partijen een verbonden partij als de jaarlijkse bijdrage aan, of deelname in, het kapitaal van de organisatie meer dan € 50.000 is, of als de gemeente deze organisatie heeft aangewezen als verbonden partij. Dit laatste gebeurt vanwege het maatschappelijk en/of publiek belang van de taken en daarmee verbonden risico’s. In de regeling staan de voorwaarden waaraan verbonden partijen moeten voldoen bij het indienen van hun meerjarenbegroting en (tussentijdse) verantwoording. Uitgangspunt is dat de verbonden partij haar activiteiten en daarmee te bereiken doelstellingen SMART begroot en verantwoordt, zo veel mogelijk met behulp van objectief meetbare kengetallen. We bereiken daarmee dat wij vooraf scherper de prestaties, de beoogde effecten en de benodigde subsidies kunnen bepalen.

De verantwoording moet voorzien zijn van een accountantsverklaring. In bepaalde gevallen moeten de juiste gegevens worden geleverd waarop de Single information Single audit (SiSa) van toepassing is.

Ambtelijk toezicht

Het ambtelijk toezicht op verbonden partijen gebeurt met name door de eenheden Beleid en Bestuurs- en Managementadvisering. De eenheid Beleid adviseert over de beleidsvorming en beleidscoördinatie vooraf en de beleidstoetsing achteraf. Het gaat dan om de doeltreffendheid. Zij adviseert over de inhoud van de processen die de gemeente bij verbonden partijen belegt oftewel het bepalen van de effecten en resultaten. De eenheid Bestuurs- en Managementadvisering adviseert over de kaders voor de rechtmatigheid en doelmatigheid van de processen en toetst die achteraf.

Ontwikkelingen

In 2016 heeft de Eenheid Beleid op basis van de uitkomsten van een Peer Review de verdere doorontwikkeling van de aansturing op verbonden partijen opgepakt. Er is onder andere onderzoek gedaan bij andere vergelijkbare gemeenten in het land.

In de loop van 2017 zal aan de raad de kadernota Governance verbonden partijen ter besluitvorming worden voorgelegd. De gemeenteraad vervult hiermee de kaderstellende en controlerende rol; het college vervult de eigenaars- en opdrachtgeversrol, die in 2017 nader zal worden toegelicht en uitgewerkt in de Uitvoeringsnota Verbonden Partijen. Verdere stappen worden gezet inzake het risicobeheer door middel van het implementeren van het risicokompas voor verbonden partijen. Het risicokompas is een risicoanalyse die jaarlijks wordt uitgevoerd op de verbonden partijen. Het is een instrument om per verbonden partij te bepalen wat de risico's zijn en hoe de verbonden partijen zich op dat gebied tot elkaar verhouden. Hierdoor kunnen prioriteiten gesteld worden en kan een beheersstrategie geformuleerd worden. Hoe risicovoller een verbonden partijen, hoe meer onzekerheid, hoe strakker het beheersregime. Met dit risicokompas krijgt ook de gemeenteraad een duidelijk beeld van recente ontwikkelen en risico’s met betrekking tot verbonden partijen. Ook het verder implementeren van het zaakgerichte systeem moet ervoor zorgen dat dossiervorming eenvoudiger en doeltreffender wordt. In 2016 is ten aanzien van de jaarstukken en begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen voor het eerst een informatiemarkt voor de raad georganiseerd. Deze informatiemarkt moet een structureel karakter krijgen.